Polityka prywatności

Vord przetwarza dane w dwóch różnych układach i wynikają z tego różne obowiązki:

• Twoje dane jako użytkownika (adres e-mail, login, hasło w postaci nieodwracalnego skrótu, nazwa firmy) - administratorem jesteśmy my.
• Dane Twoich pracowników, które wprowadzasz do Vorda (imię i nazwisko, stanowisko, stawka godzinowa, przepracowane godziny, urlopy) - administratorem jesteś Ty. My jesteśmy podmiotem przetwarzającym i robimy z nimi wyłącznie to, co wynika z działania aplikacji.

Znaczy to tyle, że o dane swoich pracowników pracownik pyta Ciebie, nie nas - i że to Ty decydujesz, kiedy je usunąć.

• Konto: adres e-mail, login, skrót hasła, rola i powiązanie z pracownikiem. Hasła nie przechowujemy i nie da się go z tego skrótu odtworzyć.
• Firma: nazwa i nadany przez system czterocyfrowy kod.
• Dane wprowadzone przez Ciebie w modułach: pracownicy, grafik, ewidencja, urlopy, rozliczenia, kontakty, przypomnienia, ogłoszenia.
• Formularz kontaktowy na stronie: imię, adres e-mail i treść wiadomości.
• Dane techniczne niezbędne do działania i bezpieczeństwa: adres IP w licznikach ograniczających liczbę żądań oraz zapisy błędów serwera.

Nie zbieramy danych, których nie potrzebujemy do działania usługi. Nie profilujemy i nie podejmujemy wobec nikogo decyzji w sposób automatyczny.

• Świadczenie usługi i obsługa konta - wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Odpowiedź na wiadomość z formularza - nasz prawnie uzasadniony interes, czyli kontakt z osobą, która o niego poprosiła (art. 6 ust. 1 lit. f).
• Bezpieczeństwo: ograniczanie liczby żądań, wykrywanie nadużyć, kopie zapasowe - prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f).
• Statystyki odwiedzin strony - wyłącznie po Twojej zgodzie (art. 6 ust. 1 lit. a), którą możesz wycofać w każdej chwili.
• Obowiązki księgowe i podatkowe, gdy pojawią się płatności - obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c).

Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich do celów marketingowych. Do działania usługi korzystamy z następujących podmiotów:

• OVH SAS - serwer, na którym działa Vord i leżą kopie zapasowe (centrum danych w Warszawie).
• Resend (Plus Five Five, Inc.) - wysyłka wiadomości: zaproszenia, reset hasła, powiadomienia (Stany Zjednoczone, na podstawie standardowych klauzul umownych).

Dane mogą zostać udostępnione organom państwowym, jeśli obowiązek taki wynika z przepisów prawa.

• Serwer i kopie zapasowe znajdują się w centrum danych w Warszawie. Dane nie są przenoszone poza Polskę, z wyjątkiem wysyłki e-maili opisanej wyżej.
• Każda firma ma własny, osobny plik bazy danych. Nie jest to wspólna tabela z kolumną wskazującą firmę - rozdział jest na poziomie systemu plików.
• Połączenie ze stroną i aplikacją jest szyfrowane (HTTPS).
• Hasła zapisujemy jako nieodwracalny skrót (scrypt), a linki do zaproszeń i resetu hasła przechowujemy wyłącznie w postaci skrótu i są jednorazowe.
• Kopie zapasowe wykonują się codziennie i przechowujemy czternaście ostatnich.

• Dane konta i firmy - przez czas korzystania z Vorda, a po usunięciu konta do 30 dni, po czym trafiają do trwałego usunięcia. Kopie zapasowe, w których te dane jeszcze się znajdują, wygasają najpóźniej po 6 miesiącach.
• Dane wprowadzone przez Ciebie w modułach - dopóki ich nie usuniesz albo nie usuniesz konta firmy.
• Wiadomości z formularza kontaktowego - do 12 miesięcy od ostatniej korespondencji.
• Zapisy techniczne i liczniki żądań - do 30 dni.

Masz prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie. Zgodę na statystyki możesz wycofać w każdej chwili - nie wpływa to na to, co działo się wcześniej.

Żeby skorzystać z tych praw, napisz na kontakt@vord.pl. Przysługuje Ci również skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Jeśli jesteś pracownikiem firmy korzystającej z Vorda i chodzi o Twoje godziny lub wynagrodzenie - zgłoś się do swojego pracodawcy. To on jest administratorem tych danych i tylko on może je zmienić lub usunąć.

• Niezbędne: ciasteczko sesji (vord_session), które utrzymuje zalogowanie. Bez niego aplikacja nie działa, więc nie da się go wyłączyć.
• Funkcjonalne: zapamiętany wybór motywu jasnego lub ciemnego oraz Twoja decyzja co do statystyk. Przechowywane w pamięci przeglądarki, nie wysyłane na serwer.
• Statystyczne: uruchamiane wyłącznie po wyrażeniu zgody. Do czasu jej udzielenia nie zbieramy żadnych danych o odwiedzinach.